Financiele administratie

We verzorgen voor de pensioenfondsbesturen de volledige financiële administratie. Hierbij hanteren we een brede invulling van de financiële administratie. Dit betekent dat we jaarlijks het fondsbudget opstellen in samenspraak met het bestuur en dit fondsbudget vertalen naar een monitoring rapportage op kwartaalbasis. Ook stelt onze financiële administratie op kwartaalbasis een revised forecast samen waarbij een projectie van de kostenrealisatie wordt gemaakt zodat het fondsbestuur al dan niet kan bijsturen in de financiële bedrijfsvoering van het pensioenfonds.

De financiële administratie voert de volledige boekhouding van het fonds waarbij de beleggingsadministratie en pensioenadministratie zijn geïntegreerd. Dit betekent dat een overzicht van de totale financiële positie van het fonds bestaat, gebaseerd op een single version of the truth. Omdat we onze eigen financiële administratie intern uitvoeren, hebben we real time volledig inzicht in de geldstromen van de pensioenfondsen, van ontvangst van de pensioenpremie tot de pensioenbetaling en van de individuele beleggingstransacties tot de rendementsberekening.

Vanuit de financiële administratie wordt jaarlijks het jaarverslag van het pensioenfonds opgesteld. DPS stelt de jaarrekening samen en ondersteunt het pensioenfondsbestuur bij de opstelling van het jaarverslag. Daarbij wordt de naleving van de verslagleggingsregels getoetst en wordt volledige transparantie nagestreefd.

Beleggingsadministratie

We voeren onafhankelijk als countervailing power naar de bewaarbank van het pensioenfonds een eigen beleggingsadministratie waarin we alle beleggingen in termen van posities en transacties administreren, waarderen en controleren. Binnen de beleggingsadministratie verwerken we alle corporate actions, en ondersteunen we het collateral management uit hoofde van valuta en rente overlay. Ook voeren we het bijbehorende cash management uit en faciliteren we de repo transactie afwikkeling voor de pensioenfondsen als aanvullende liquiditeitsbron.

De beleggingsadministratie administreert alle beleggingsmandaten (intern en extern) op regelniveau. Aanvullend administreren en bewaken we onafhankelijk van de bewaarbank het securities lending programma. We bewaken de best execution van de pensioenfonds transacties, monitoren en ondersteunen transitiemanagers en verifiëren de juistheid van de gerapporteerde transitiekosten, bewaken de markt exposures gedurende de transitie en rapporteren hierover aan fiduciair beheer.

De beleggingsadministratie toetst op dagbasis de naleving van de in het beleggingsbeleid opgestelde kaders en richtlijnen. De beleggingsadministratie rapporteert afwijkingen aan fiduciair beheer waar afhankelijk van de aard van de afwijking wordt geëscaleerd naar het bestuur of wordt bijgestuurd binnen de gegeven beleidsruimte.

Tenslotte berekenen we volledig onafhankelijk het beleggingsrendement en benchmark rendement van het pensioenfonds. De kernprocessen van de beleggingsadministratie zijn opgenomen in de reikwijdte van de ISAE Type II assurance rapportage. Aanvullend wordt de rendementsberekening onafhankelijk getoetst via een GIPS© verificatie door een externe auditor.

Reporting

We verzorgen voor de pensioenfondsbesturen alle interne en externe verslaglegging en rapportages. We stemmen de rapportages af op de behoefte van het bestuur door gezamenlijk de opzet en wijze van sturingsmaatstaven en signaleringsvariabelen af te leiden. Daarbij zijn wij in staat om volledig maatwerk te leveren zodat de maximale inzichten en stuurinformatie wordt ontsloten. Wij dragen daarbij ook zorg voor alle rapportages op het vlak van duurzaamheid.

Extern dragen wij zorg voor de afhandeling van alle toezichthoudende rapportages naar DNB. Wij stellen binnen een beheerst en getoetst proces de toezichtsrapportages samen en ontzorgen de fondsen volledig; ook bij wijzigingen in de rapportage opzet of bij nieuwe aanvullende eisen.